El tiempo es realmente el único capital que tiene cualquier ser humano, y lo único que no puede permitirse perder.
Thomas Edison

Cuando estamos realizando cualquier tarea, sea laboral o no, aparecen en muchas ocasiones subtareas o nuevas cosas que hay que hacer que a simple vista parecen ser efectos colaterales de una lista de tareas. En algunos casos la lista de tareas se ve rápidamente inundada por varias subtareas, las cuales conforman una tarea grande. Es decir, una tarea grande que se dividió en varias tareas pequeñas ahora exige su tiempo al juntarse con las tareas pequeñas de otra tarea grande.

Un ejemplo de esto lo podemos encontrar en las tareas del hogar en pandemia, o en el caso de quienes estamos con teletrabajo: las tareas del trabajo se mezclan con las tareas del hogar, y al intentar picar las tareas en pequeñas tareas, se nos mezclan un poco los mundos y roles. Al finalizar el día hemos visto que no hemos logrado nada… hay un caos organizacional.

Ordenemos la casa… y los juguetes

En el libro Make Time, los autores apuntan a que debemos guardar los juguetes antes de irnos a dormir, es decir, ordenar nuestro día, terminar de cerrar la puerta de la oficina o cerrar la sesión del computador con el fin de terminar la jornada laboral y comenzar a vivir otra de nuestras facetas.

Los autores nos invitan a que al final del día hagamos una pequeña introspección de lo que hicimos, actualicemos nuestro diario laboral y dejemos anotado lo que queremos hacer temprano o durante el día siguiente. Esta invitación nos permite tener el efecto de cerrar el día, muy útil si estás trabajando de casa y no sueltas el computador, y comenzar a vivir otras dimensiones de la vida.

¿Qué es un diario laboral y para qué nos sirve?

Un diario laboral es nuestra memoria escrita que nos ayuda a registrar lo que haremos en el futuro, lo que hemos hecho en el presente y revisar lo que hicimos en el pasado. Este diario no solo debe ser una agenda para anotar cosas laborales, sino que también pueden ir emojis o estrellas que nos ayuden a revisar día a día cómo iniciamos la jornada, cómo nos vamos, nuestras victorias y nuestras derrotas.

Recomiendo que este diario sea escrito con puño y letra, ya que esto nos ayuda a centrarnos en nuestro trabajo. Al cabo de un mes, cuando hagamos una retrospectiva personal, podemos celebrar las cosas que salieron bien, identificar las áreas de mejora y tener un lugar donde ver emojis de cómo nos sentimos con el trabajo: si vemos 6 meses de caritas tristes o enojadas es una señal.

Esto es un insumo clave para ir mejorando nuestro trabajo, no tan solo para la empresa, sino que con uno mismo, es verse cómo vamos creciendo y superando nuevas metas.

Planifica, resulta más cómodo

Al inicio de nuestra vida laboral, uno cree que, por tener una persona que lidera un equipo, debemos hacer todo lo que nos indica en el orden esperado, sin tener un espacio para autoorganizarse. Sin embargo, esto es falso, ya que todos tenemos un espacio para poder planificar, desde cosas muy simples hasta cosas más complejas.

Por ejemplo, podemos planificar nuestro día, nuestros descansos, nuestro ritmo de trabajo, los puntos que hay que ver en el orden propuesto, priorizar una determinada función. Lo importante es que nunca perdamos de vista que nos han encargado una labor, y que tanto nuestro líder como nuestro equipo esperan que la cumplamos en el plazo.

Planificar ayuda a seguir una secuencia de pasos, a generar más pasos que debemos cumplir y a mejorar nuestro enfoque en “lo importante” del día. El ir por el mundo sin una planificación nos genera un mundo más espontáneo, pero a la vez más incierto. Por ejemplo, si te preguntan “¿qué vas a hacer hoy?”, no puede haber una duda o una respuesta de “no sé”, ya que denota que no has podido observar qué hay que hacer en el trabajo. Por eso, detente y planifica una secuencia de pasos.

Aprende a decir que no y a descansar

El impulso de terminar el trabajo, el entusiasmo que uno le pone al código e incluso saber que estamos en una racha de desarrollo no deben ser excusas para decir “no” en determinados casos.

Como es parte del ADN de los trabajadores, hay personas que creen que la palabra “no” está fuertemente arraigada en su ser, y que por la dependencia de poder, el “no” solo puede venir de parte de los jefes y líderes. Sin embargo, en realidad cualquier persona puede ejercer el “no”, solo que hay que tener dos cosas claras:

• Tienes un argumento de peso para decir “no”.
• Tienes que decirlo con tacto.

En ocasiones me he encontrado con colegas que dicen “no” de forma cerrada, es decir, sin motivos. El jefe frunce el ceño y lo anota en su “lista negra imaginaria” por decir “no”. Mientras que otros, en especial quien me enseñó a decir “no”, me decían que con un argumento de peso o claro no basta, sino que hay que decirlo con tacto, pero sin rodeos.

No puedo hacer ese código ya que tengo una cola de tareas bastante larga, y necesito tiempo para poder reducir la cantidad de tareas pendientes. Sugiero que lo hables mañana con el equipo a ver quien puede asumir la tarea.

Otra cosa que también debemos valorar es el descanso, ya que estamos en pleno apogeo de desarrollo y creemos que el código va espectacular. Sin embargo, las leyes de la física dicen que “todo lo que sube tiene que bajar”. Cuando llega ese bajón anímico o de productividad, es una deuda bastante grande que debemos pagar por el cansancio acumulado durante el apogeo de desarrollo. ¿No sería mejor extender ese apogeo por algunos días más si descansamos adecuadamente? Desde luego que sí. Por eso, te invito a saber descansar todos los días, así como a dejar tiempos de descanso en tu día. Tu cerebro te lo agradecerá, en especial si te tomas 15 minutos cada hora para soltar el teléfono, el computador y aburrirte sin sentirte culpable por no hacer nada.

El trabajo nunca acaba

Sientes que estás llegando al final de la lista de trabajo y dices “¡yay, menos para ser feliz!”, pero en el computador de tu líder o jefe ya hay una planilla de Excel con tu nombre y 10 tareas más. El trabajo nunca acaba, y como tal, debemos esforzarnos para sacar consistentemente tareas todos los días, en función de la complejidad. Sin embargo, y desde ya, hay que mentalizarnos de que el trabajo nunca acaba, ya que siempre hay un botón nuevo, una nueva imagen que subir, un error que corregir, o el cliente quiere XYZ en la interfaz W.

En algunos ambientes se demoniza a quien no ha hecho todas las tareas y se va del lugar de trabajo. Esto nos hace sentir culpables si de 5 tareas planificadas solo sacamos 3. La invitación es a ver el vaso medio lleno: ya son 3 cosas menos que hacer del trabajo. Y aunque tu cola de tareas hubiera 1 sola tarea y no lo lograste, aún así, uno no debe partir sin culpa si conscientemente le dedicó tiempo al trabajo (muy distinto es la procrastinación).

Resumen por Bard

• Guarda los juguetes: Termina tu día laboral y comienza a vivir otra faceta de tu vida.
• Lleva un diario laboral: Es tu diario de vida, tu memoria escrita que te ayuda a anotar lo futuro, marcar lo que has hecho en el presente y revisar lo que hiciste en el pasado.
• Planifica: Ayuda a seguir una secuencia de pasos, a generar más pasos que debemos cumplir y a mejorar nuestro enfoque en “lo importante” del día.
• Aprende a decir que no y a descansar: Di no con tacto cuando tengas una cola de tareas bastante larga, y descansa todos los días para evitar el agotamiento.
• Mentalízate que el trabajo nunca acaba: El trabajo siempre tendrá algo nuevo que hacer, así que céntrate en sacar consistentemente tareas todos los días.

Ideas concretas

• Lleva un registro de tu día a día. No hay fórmula o mecanismo perfecto… inventa sobre la marcha y haz lo ajustes que más te sirvan
• Tienes derecho a aburrirte tranquilamente: anda caminando un día sin audífonos por la calle, date una vuelta un poco más larga para llegar a tu trabajo o siéntate a ver las nubes o escuchar la lluvia por algunos minutos…
• Elimina las distracciones: ¿el teléfono vibra cada cierto rato?, en silencio se ve mejor… al menos por 30 minutos